Em todas as atividades e serviços prestados, o Aprova Digital tem o firme compromisso com a ética e a conformidade. Como resultado disto, a Política de Privacidade tem o objetivo de proporcionar transparência a todos os processos em que tratamos dados pessoais. Nos capítulos seguintes, explicaremos como coletamos, armazenamos e utilizamos os dados pessoais, demonstrando qual a finalidade específica de cada tratamento.
Com foco na maior segurança e privacidade, cada uma de nossas decisões apresentam como fundamento as melhores práticas de governança em privacidade de dados, garantindo que todas as normativas e recomendações apresentadas pelos órgãos de controle e associações técnico-profissionais sejam observadas em nossas atividades. Desta forma, em alguns casos específicos, o Aprova Digital poderá compartilhar os dados com terceiros, porém sempre respeitando os princípios e deveres apresentados pela Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais.
Ademais, para que o Usuário possa acessar a Plataforma ou utilizar os Serviços do Aprova Digital, é preciso aceitar, de forma livre e expressa, esta Política de Privacidade e os Termos de Uso. Dessa forma, o Usuário poderá decidir pelo uso ou não da Plataforma e dos Serviços com muito mais consciência e transparência. É importante ressaltar que nesses casos referente a utilização da Plataforma, o Aprova Digital atua como operador dos dados cadastrados e as Prefeituras/Secretarias/Órgãos Públicos/Entes Privados atuam como controladores, seguindo suas ordens a partir da escolha dos meios técnicos razoáveis para tanto.
Os Cookies são pequenos textos armazenados no navegador de internet do usuário (Chrome, Mozila, Microsoft Egde etc.), servindo como uma ferramenta para o levantamento de informações, permitindo o melhor funcionamento dos conteúdos e sistemas do site do Aprova Digital. O objetivo em utilizar esta ferramenta é a coleta de informações genéricas sobre o navegador e o usuário, criando assim uma navegação mais personalizada e eficiente.
Trabalhamos para a maior rapidez e desburocratização dos serviços prestados pelo poder público, com o site do Aprova Digital não seria diferente. Os Cookies apresentam diversas funcionalidades, dentre elas o armazenamento das informações fornecidas voluntariamente pelos usuários, como E-mail, nome, login e senha, garantindo que durante a próxima visita a plataforma, não seja necessário o reenvio destes dados.
O Aprova Digital tem como princípio a segurança e a conexão entre o cidadão e o poder público, permitindo que todos os serviços prestados pelas prefeituras ocorram de forma mais eficaz e célere. Desta forma, seguimos abertos para resolução de eventuais dúvidas e informações em nossos canais de comunicação.
O Aprova Digital já ajudou a transformar dezenas de municípios nas cidades mais inovadoras do país, tornando os processos que anteriormente eram demorados, custosos e em papel, em processos rápidos, baratos e 100% digitais. Fomentamos a excelência na prestação de serviços, buscando promover, interna e externamente, uma cultura ética e transparente, principalmente nos processos que envolvam o tratamento de dados pessoais. Desta forma, implementamos melhorias constantes em nossas atividades, seja por meio de palestras, treinamentos, informativos e políticas, buscamos criar um ambiente seguro e íntegro, promovendo os mesmos valores com todos nossos clientes, fornecedores e parceiros.
A LGPD promoveu uma série de mudanças no tratamento dos dados pessoais, dentre elas, estão as definições acerca das obrigações dos controladores/operadores de dados pessoais. De forma a seguir em conformidade com estes preceitos, o Aprova Digital têm a responsabilidade em manter todos os dados seguros, coletando somente os que realmente forem necessários para a prestação dos serviços, garantindo que sejam tratados e compartilhados de acordo com os limites e hipóteses informados aos titulares.
O Aprova Digital objetiva a transparência e a conformidade com todas as diretrizes e orientações mais modernas e seguras aplicáveis aos processos de tratamento de dados, para que isto ocorra a informação e disponibilidade para contato se fazem indispensáveis, desta forma, disponibilizamos diversos canais para contato direto com a equipe do Aprova Digital.
A equipe do Aprova Digital segue aberta e disposta para auxiliar em qualquer dúvida ou indagação sobre a proteção de dados, possibilitando a garantia e exercício dos direitos reservados aos titulares. Entre em contato conosco através de nosso site https://prefeituras.movidesk.com/kb/ e de nosso e-mail [email protected]. Caso sua demanda seja sobre dados, pode utilizar o [email protected].
A equipe do Aprova Digital reserva o direito de corrigir, alterar ou atualizar esta Política periodicamente, devendo o usuário verificá-la sempre que acessar o website ou Plataforma.
Eventuais correções, alterações desta Política entrarão em vigor imediatamente após a publicação.
O Aprova Digital coleta dados pelos formulários de cadastro dos usuários, com o objetivo de manter ativa a conta criada. Também coletamos os dados que são armazenados pelos usuários na plataforma online, possibilitando a privacidade e segurança das informações fornecidas.
Além do caso acima descrito que decorre diretamente pelo cadastro e utilização da Plataforma, há coleta de dados internos referentes ao processo de negócios, registros de segurança, registros de Recursos humanos e Registros de Marketing e Comunicação:
É importante esclarecer que alguns dados pessoais são retidos após o término do contrato de trabalho, para cumprir os períodos legais de armazenamento definidos pela legislação trabalhista ou tributária.
O Aprova Digital trabalha para promover a desburocratização, rapidez e redução de custos de dezenas de municípios, colocando o respeito e a segurança como critérios básicos de um bom sistema. Com o mesmo pensamento, certificamos que somente os dados realmente necessários serão tratados, coletados e armazenados, respeitando sempre a finalidade específica pela qual foram tratados. Os dados dos seguintes titulares podem ser tratados:
São diversas as categorias de dados que podem ser tratados, apresentamos alguns exemplos abaixo:
Esta Política tem como objetivo reforçar o compromisso do Aprova Digital com os princípios previstos na Lei Geral de Proteção de Dados - LGPD conforme os artigos 15 e 16, aplicáveis ao armazenamento e exclusão de dados, terceiros contratados por ela e eventuais subcontratados, de modo a garantir o descarte e eliminação adequados e tempestivos de informações e documentos que contenham dados pessoais.
A tabela a seguir contempla alguns cenários e mostra o período de retenção de Dados Pessoais pelo Aprova Digital, por origem do registro, quais dados são coletados, além do formato e responsável pelo descarte.
É de responsabilidade de todos adotarem os procedimentos previstos nesta Política para o descarte de dados pessoais de forma segura e de acordo com seu ciclo de vida.
Origem do registro: Administrativo
Dados coletados: Contratos Gerais (nome; cargo; RG; CPF; endereço; país de origem; profissão; telefone; e-mail; conta bancária; dados de cobrança)
Período de retenção: 3 (três) anos após o término do contrato
Formato de descarte: Eliminação pelo Aprova Digital
Origem do registro: Administrativo
Dados coletados: Gestão de viagens de negócios
Período de retenção: Durante Contrato de Trabalho e mais 5 (cinco) anos após a rescisão contratual
Formato de descarte: Eliminação pelo Aprova Digital
Origem do registro: Negócios
Dados coletados: Documentos Tributários
Período de retenção: 5 (cinco) anos a contar da data de emissão do documento
Formato de descarte: Eliminação pelo Aprova Digital
Origem do registro: Negócios
Dados coletados: Uso da Plataforma (nome; RG; CPF; endereço; telefone; e-mail; demais informações definidas pela Controladora)
Período de retenção: Indeterminado ou conforme determinação do Controlador (Prefeitura ou Órgão Público)
Formato de descarte: Eliminação pelo Controlador (Prefeitura ou Órgão Público)
Origem do registro: Administrativo
Dados coletados: Gastos referentes à manutenção da empresa e despesas em geral
Período de retenção: Indeterminado
Formato de descarte: Eliminação pelo Aprova Digital
Origem do registro: Segurança
Dados coletados: Logs de acesso (nome; e-mail de colaboradores)
Período de retenção: Durante o Contrato de Trabalho e mais 30 (trinta) dias após o término do contrato
Formato de descarte: Eliminação pelo Aprova Digital
Origem do registro: Recursos Humanos
Dados coletados: Gestão de RH
Período de retenção: Durante Contrato de Trabalho e mais 5 (cinco) anos após o término, exceto FGTS (30 anos) e Folha de Pagamento (10 anos). Armazenamento de Contrato de Trabalho: prazo indeterminado
Formato de descarte: Eliminação pelo Aprova Digital
Origem do registro: Recursos Humanos
Dados coletados: Gestão de Carreira
Período de retenção: Durante Contrato de Trabalho e mais 5 (cinco) anos após a rescisão contratual
Formato de descarte: Eliminação pelo Aprova Digital
Origem do registro: Recursos Humanos
Dados coletados: Administração do RH
Período de retenção: Durante Contrato de Trabalho e mais 5 (cinco) anos após a rescisão contratual
Formato de descarte: Eliminação pelo Aprova Digital
Origem do registro: Recursos Humanos
Dados coletados: Saúde Ocupacional
Período de retenção: Durante Contrato de Trabalho e mais 20 anos após a rescisão contratual
Formato de descarte: Eliminação pelo Aprova Digital
Origem do registro: Recursos Humanos
Dados coletados: Recrutamento e Seleção
Período de retenção: Reprovação pós entrevista: 365 (trezentos e sessenta e cinco) dias. Aprovação do Candidato: Durante o contrato de trabalho e mais 5 (cinco) anos após o término.
Formato de descarte: Eliminação pelo Aprova Digital
Origem do registro: Marketing e Comunicação
Dados coletados: Campanhas Publicitárias e Pesquisas (nome, RG, CPF, endereço, país de origem, e-mail, telefone, respostas a pesquisas)
Período de retenção: Indeterminado ou prontamente, em caso de exaurimento da finalidade ou revogação do consentimento
Formato de descarte: Eliminação pelo Aprova Digital ou revogação pelo titular
Origem do registro: Marketing e Comunicação
Dados coletados: Redes Sociais (dados de geolocalização, endereço de IP, dados online capturados, cookies)
Período de retenção: 12 meses após a última atividade ou prontamente após a revogação do consentimento
Formato de descarte: Eliminação pelo Aprova Digital ou revogação pelo titular
Considerando a existência expressa do ciclo de vida de alguns dados e, desde que não haja uma razão válida para que os mantenhamos, assim que o período expirar, os Dados Pessoais em cópia física serão destruídos como resíduos confidenciais e aqueles mantidos eletronicamente serão excluídos dos sistemas do Aprova Digital e de terceiros contratados.
Esta Política deverá ser aplicada independentemente da forma de tratamento de dados pessoais e de sua localização. São exemplos de locais onde pode haver o armazenamento de dados pessoais.
Na hipótese de haver investigação em curso, processo administrativo ou judicial, independentemente de consentimento, os períodos de armazenamento indicados acima poderão ser prorrogados.
Exceto pelo caso acima indicado, caso seja a vontade do titular em exercer o direito de eliminação das informações armazenadas, os Dados Pessoais serão descartados imediatamente pela equipe do Aprova Digital.
Para maior segurança dos titulares, a LGPD trouxe em seu artigo 18 diversas garantias que devem ser observadas para o tratamento dos dados. Fomentamos a privacidade, segurança e liberdade de nossos clientes, desta forma, asseguramos que, dentre outros, os titulares têm a garantia dos seguintes direitos:
Para garantia de que os direitos dos titulares sejam respeitados, a LGPD sedimentou que toda a tratativa de dados pessoais deve respeitar uma finalidade específica, isto significa que, somente os dados necessários para aquela finalidade podem ser tratados, visando afastar as possibilidades de excesso e desvio por parte dos controladores e operadores. O Aprova Digital tem o comprometimento com a confiança dos mais de 20 milhões de cidadãos atendidos anualmente em nossa plataforma, em vista disso, garantimos que somente os dados realmente indispensáveis para a prestação de nossos recursos e soluções serão tratados, observando, dentre outras, as seguintes finalidades:
A Lei Geral de Proteção de Dados surgiu em resposta à grande necessidade de uma normativa que definisse diretrizes e padrões gerais para o tratamento dos dados pessoais. Entrando em vigor em setembro de 2018, a Lei apresenta rígidas sanções administrativas aos agentes de tratamento de dados que infringirem as normas nela dispostas. O maior objetivo na criação da LGPD foi a manutenção dos direitos fundamentais dos titulares, assegurando e garantindo o respeito a liberdade, privacidade e livre formação da personalidade individual.
Desta maneira, todos aqueles que tratarem e coletarem dados referentes a pessoas físicas, brasileiras ou não, em solo nacional devem respeitar integralmente todas as recomendações e obrigações dispostas na Lei Geral de Proteção de Dados. Com base nisso, apresentamos
Garantimos que o armazenamento e tratamento dos dados somente ocorrerá frente a três parâmetros: o decorrer da finalidade originária da coleta, a vigência da relação contratual, e prazos previstos em lei. Com o término dessas previsões, a fim de afastar as possibilidades de excesso e desvio de finalidade, os dados serão devidamente descartados, observando as práticas mais seguras na exclusão de dados pessoais.
O Aprova Digital visa garantir um ambiente totalmente seguro, garantindo que os usuários possam contar com a utilização das ferramentas mais modernas e tecnológicas, assegurando a privacidade durante o acesso aos recursos e soluções disponíveis. Prezando pela segurança da informação, as melhores práticas serão adotadas para o tratamento e armazenamento dos dados pessoais, garantindo que somente colaboradores e pessoas autorizadas tenham acesso aos mesmos.
Todos os terceiros que tenham contato com estes dados, deverão seguir estritamente os mesmos padrões de segurança e conformidade que o Aprova Digital emprega em suas atividades, mantendo assim um ambiente protegido e confiável, conforme apresentado no item abaixo.
Os dados tratados pelo Aprova Digital poderão ser compartilhados com parceiros, fornecedores e terceirizados, com o objetivo de auxiliar na prestação de serviços ou manutenção dos sistemas, desta maneira, somente em hipóteses onde este compartilhamento seja indispensável ele será realizado. Garantindo a segurança de ponta a ponta, o Aprova Digital se certificará de que todos sigam os mais altos padrões de privacidade e proteção dos dados, assegurando assim os direitos legais e contratuais dos titulares.
Em alguns casos, autoridades administrativas ou judiciais poderão requerer o compartilhamento dos dados pessoais, desta forma, o Aprova Digital analisará o pedido e o fundamento legal da solicitação, verificando se todos os requisitos necessários foram observados pela autoridade, respeitando assim a privacidade e confiança depositados na plataforma.
Aprova Digital, inscrito no CNPJ/MF sob o n° 24.757.040/0001-40, Razão Social “APROVA DIGITAL SA” com sede em Cascavel/Paraná, na Rua Afonso Pena, 1876 - 4º Andar, Centro, CEP 85812- 101.
Manter a confidencialidade, integridade e disponibilidade das informações de propriedade ou sob a guarda do Aprova Digital.
Estabelecer medidas para a proteção da infraestrutura que suporta os serviços e atividades de negócio.
Prevenir, detectar e reduzir a vulnerabilidade a incidentes relacionados com o ambiente cibernético.
As ações relacionadas à SI (Segurança da Informação) no Aprova Digital são norteadas pelos seguintes princípios:
As informações criadas, armazenadas, manuseadas, transportadas, custodiadas ou descartadas, referentes a utilização da Plataforma Aprova Digital, são patrimônio das Prefeituras e Órgãos Públicos contratantes, os quais figuram na posição de CONTROLADORES.
1) Informações que recebemos diretamente dos usuários quando realizam o cadastro na plataforma:
2) Informações que recebemos automaticamente quando utilizam nossos serviços (Plataforma Aprova Digital):
Quanto às demais informações de trâmite interno, de negócios e operações do Aprova Digital, devem ser utilizadas exclusivamente para desempenho das funções institucionais, estas serão classificadas e manipuladas de acordo com normas e legislação específica em vigor, mantendo a segurança durante todo o ciclo de vida.
3) Informações coletadas internamente pelo Aprova Digital:
Além disso, recebemos informações sobre usuários, colaboradores e terceiros de alguns de nossos provedores que auxiliam o Aprova Digital com serviços de marketing ou promocionais relacionados à forma como você interage com nosso site, produto, serviços, anúncios ou comunicações. Essas informações que receberemos dependerão das políticas e das configurações de sua conta com o serviço de terceiros (ex: Facebook, Instagram).
Os Gestores do Aprova Digital estão comprometidos e apoiam os princípios estabelecidos nesta PSI de proteção de seus recursos tangíveis e intangíveis de acordo com as necessidades de negócio e em conformidade com o ambiente legal, primando pela confidencialidade, integridade, disponibilidade, autenticidade e legalidade das informações.
As diretrizes aqui estabelecidas deverão ser seguidas por todos os colaboradores, bem como os prestadores de serviço quando atuando em nome do Aprova Digital, e se aplicam à informação em qualquer meio ou suporte.
Esta política dá ciência a cada colaborador de que os ambientes, sistemas, computadores e redes da empresa poderão ser monitorados e gravados, com prévia informação, conforme previsto nas leis brasileiras.
É também obrigação de cada colaborador manter-se atualizado em relação a esta PSI e aos procedimentos e normas relacionadas, buscando orientação do seu gestor sempre que não estiver absolutamente seguro quanto à aquisição, uso e/ou descarte de informações.
Os recursos de tecnologia da informação vinculados ao Aprova Digital colocados à disposição dos colaboradores para uso como ferramenta de trabalho, devem ser utilizados em atividades primordialmente relacionadas ao trabalho desempenhado por estes.
É vedado o uso de recursos computacionais para armazenar ou transmitir conteúdo ilegal, difamatório, invasivo à privacidade, obsceno ou injurioso.
O uso dos recursos computacionais por colaboradores do Aprova Digital estão sujeitos à monitoração, desde que respeitados os princípios constitucionais e legais aplicáveis à matéria.
Os equipamentos, ferramentas e sistemas são concedidos aos colaboradores com todos os controles necessários para cumprir os requisitos de segurança estabelecidos por esta PSI.
Atribuir cada conta ou dispositivo de acesso a computadores, sistemas, bases de dados e qualquer outro ativo de informação a um responsável identificável como pessoa física, sendo que:
Segregar as funções administrativas, operacionais e educacionais a fim de restringir ao mínimo necessário os poderes de cada indivíduo e eliminar a existência de pessoas que possam excluir os logs e trilhas de auditoria das suas próprias ações.
Administrar, proteger e testar as cópias de segurança dos programas e dados relacionados aos processos críticos e relevantes para o Aprova Digital, os quais são realizados em diferentes máquinas para evitar a perda de dados. Implantar controles que gerem registros auditáveis para retirada e transporte de mídias das informações custodiadas pela TI, nos ambientes totalmente controlados por ela.
O gestor da informação deve ser previamente informado sobre o fim do prazo de retenção, conforme estabelecido na Política de Retenção e Descarte de Dados, para que tenha a alternativa de realizar a manutenção da informação.
Sempre que necessário, conforme a classificação dos dados e informações, além do meio de armazenamento, as técnicas criptográficas deverão ser usadas para garantir sua proteção e confidencialidade.
Ressalta-se a importância das configurações de segurança, a fim de que os colaboradores do Aprova Digital não desativem ou ignorem, inclusive quanto a restrições de acesso de determinados tipos de sites (ex: sites contendo conteúdos explícito ou ilegal).
Em relação aos colaboradores do Aprova Digital a importância das configurações de segurança, a fim de que eles não as desativem ou ignorem, inclusive quanto a restrições de acesso de determinados tipos de sites.
O Aprova Digital realiza backup dos dados durante o período de retenção, todos os procedimentos e sistemas que garantem o acesso à informação durante o período de retenção, tanto no que diz respeito ao portador da informação quanto na legalidade dos formatos, também serão guardados de maneira a proteger as informações contra perdas como resultado de futuras mudanças tecnológicas.
A restauração de arquivos armazenados na Plataforma Aprova Digital só será possível em dados que foram gerados backup’s anteriormente, conforme rotina automatizada.
Restauração de arquivos terá um prazo máximo de 30 dias corridos para os backups diários, não sendo possível recuperar arquivos mais antigos que esse período, com exceção das cópias mensais de backups a nível histórico.
É de responsabilidade de cada colaborador o armazenamento de arquivos inerentes ao desempenho de suas atividades para garantir o backup dos mesmos e retenção de mensagens pelo período indicado na Política de Retenção e Descarte de Dados.
É dever do colaborador, a manutenção no diretório que tem acesso, mantendo organizado, evitando acúmulo de arquivos e duplicadas.
Haverá limpeza periódica dos arquivos armazenados no Canal de Comunicação Interna (Slack Technologies), para que não haja acúmulo desnecessário de arquivos e de recursos computacionais, bem como para que dados não sejam armazenados incorretamente.
A LGPD promoveu uma série de mudanças no tratamento dos dados pessoais, dentre elas, estão as definições acerca das obrigações dos controladores/operadores de dados pessoais. De forma a seguir em conformidade com estes preceitos, o Aprova Digital têm a responsabilidade em manter todos os dados seguros, coletando somente os que realmente forem necessários para a prestação dos serviços, garantindo que sejam tratados e compartilhados de acordo com os limites e hipóteses informados aos titulares.
O Aprova Digital objetiva a transparência e a conformidade com todas as diretrizes e orientações mais modernas e seguras aplicáveis aos processos de tratamento de dados, para que isto ocorra a informação e disponibilidade para contato se fazem indispensáveis, desta forma, disponibilizamos diversos canais para contato direto com a equipe do Aprova Digital.
A equipe do Aprova Digital segue aberta e disposta para auxiliar em qualquer dúvida ou indagação sobre a proteção de dados, possibilitando a garantia e exercício dos direitos reservados aos titulares. Entre em contato conosco através de nosso site https://prefeituras.movidesk.com/kb/ e de nosso e-mail [email protected].
A equipe do Aprova Digital reserva o direito de corrigir, alterar ou atualizar esta Política periodicamente, sem aviso prévio, ficando a critério do usuário verificá-la sempre que acessar o website ou Plataforma.
Para colaboradores do Aprova Digital, haverá publicação no canal de Comunicação Interna (Slack) mencionando a ocorrência de alterações nesta PSI.
Eventuais correções, alterações desta Política entrarão em vigor imediatamente após a publicação.
Aprova Digital, inscrito no CNPJ/MF sob o n° 24.757.040/0001-40, Razão Social “APROVA DIGITAL SA” com sede em Cascavel/Paraná, na Rua Afonso Pena, 1876 - 4º Andar, Centro, CEP 85812- 101.
A presente política possui o objetivo de estipular procedimentos e orientar todos os colaboradores quanto as diretrizes gerais sobre o relacionamento com todo e qualquer agente público, incluindo a previsão de condutas vedadas e recomendações a serem seguidas por todos os colaboradores do Aprova Digital.
Este documento aplica-se a todos os colaboradores do Aprova Digital, sem distinção de cargo ou função, bem como aos demais terceiros que se relacionem com a empresa de forma direta ou indireta, como: fornecedores, prestadores de serviços, parceiros de negócios, dentre outros.
Preliminarmente, é essencial que todos os colaboradores entendam de forma clara alguns conceitos que são mencionados na presente política ou que, ainda, possam aparecer durante o exercício de suas atividades:
Alinhado aos valores do Aprova Digital, as condutas inerentes ao relacionamento com agentes públicos, por parte de colaboradores e terceiros que se relacionam com a empresa, devem seguir os padrões éticos, tendo em vista que o Aprova Digital não compactua com qualquer prática de ilícitos, incluindo atos de corrupção, lavagem de dinheiro, suborno, dentre outros.
A Lei Anticorrupção (Lei nº 12.846/2013) prevê algumas formas de corrupção vedadas no ordenamento jurídico, a citar:
A referida Lei também faz referência às práticas de corrupção relacionadas aos procedimentos licitatórios, estas encontram-se previstas na Política de Processos Licitatórios do Aprova Digital, a qual deverá ser igualmente observada.
É importante que todos os colaboradores que estejam atuando em nome do Aprova Digital identifiquem as situações que possam vincular a empresa a determinado agente público, como, por exemplo:
A atuação do Aprova Digital com órgãos públicos será estritamente técnica, não sendo esta vinculada a qualquer posicionamento político. No entanto, o colaborador que presenciar situações contrárias, como a mencionada acima, não deverá se manifestar quanto ao posicionamento do agente público e deverá reportar o caso imediatamente ao Compliance Officer.
Ainda, é compromisso da empresa realizar as devidas diligências quanto à análise de potenciais fornecedores, prestadores de serviços, parceiros de negócios e demais terceiros que se relacionem com o Aprova, observadas as disposições previstas na Política de Background Check e Due Diligence.
Nesse sentido, considerando o amplo relacionamento com agentes públicos inerentes às atividades desempenhadas pelo Aprova, a contratação de colaboradores que possuam vínculo com agentes políticos pode ser considerado um risco, tendo em vista a possibilidade de caracterização de conflitos de interesses.
A contratação só poderá ser realizada com a análise do Compliance Officer e Comitê de Ética da empresa, com a posterior deliberação da Alta Administração devidamente fundamentada e registrada.
Por fim, a área de People será responsável pela realização da análise prévia dos candidatos a determinada vaga na empresa, constatando ou não a referida vinculação deste com agentes públicos.
Analisadas as disposições gerais sobre o relacionamento com agentes públicos, é indispensável que todos os colaboradores do Aprova Digital observem os seguintes procedimentos:
Caso o agendamento de determinada reunião tenha sido realizado de forma urgente, ou somente via contato telefônico, o colaborador deverá solicitar ao responsável pelo órgão público a devida formalização através do e-mail institucional.
No que tange à realização de reuniões presenciais, a exigência de mais de um colaborador do Aprova Digital presente será observada conforme a possibilidade e custos para tanto. Já em reuniões virtuais, o procedimento deverá necessariamente ser observado.
Caso determinado colaborador ou terceiro que atue em nome do Aprova Digital presencie situações que caracterizem condutas ilícitas, conforme anteriormente descrito, este deverá informar o Compliance Officer de forma imediata.
As condutas que violem o disposto na presente política serão devidamente apuradas, sendo aplicadas as medidas internas quando necessário, em conformidade ao disposto em Política de Investigações e Anexo de Consequências da empresa.
A afirmação de desconhecimento sobre as normativas internas do Aprova Digital não será escusa sobre eventuais responsabilizações apuradas, bem como a aplicação de sanções internas não acarretam prejuízo de responsabilização perante a legislação vigente.
Os casos omissos no presente documento deverão ser endereçados ao Compliance Officer da empresa, para posterior deliberação da Alta Administração e atualização da política.
É compromisso do Aprova Digital realizar treinamentos periódicos para todos os seus colaboradores quanto ao disposto no presente documento para melhor entendimento e andamento de todas as atividades internas.
A presente política apresenta como foco a conformidade legal em todos os processos licitatórios em que o Aprova Digital fizer parte, assegurando a regularidade e harmonia com as legislações vigentes aplicáveis, de forma a garantir uma conduta íntegra de cada um de nossos colaboradores e parceiros.
Firmamos que este documento será empregado frente a todos os nossos relacionamentos, sejam eles com clientes, representantes, prestadores de serviços e fornecedores, certificando além da excelência técnica, a regularidade legal tanto das políticas apresentadas quanto de cada um de nossos colaboradores.
Neste tópico, esclareceremos quais as proibições e impedimentos dispostos nas principais normativas a cerca das licitações, como as seguintes: Leis de Licitações e Contratos Administrativos (Lei nº 8.666/1993 e 14.133/2021) e Lei Anticorrupção (Lei nº 12.846/2013). Sendo assim, o Aprova Digital não tolera as seguintes ações:
Dentre todas as nossas atividades e serviços prestados, buscamos promover a segurança, agilidade e praticidade, possibilitando que dezenas de municípios ao redor do país e mais de 20 milhões de cidadãos brasileiros pudessem ser impactados com a redução da burocracia, gerando assim uma enorme economia de recursos e tempo. Diante do nosso compromisso com a ética e respeito pelas prefeituras e cidadãos atendidos, seguiremos com rigorosidade os editais de licitações publicados, observando a legalidade e conformidade em todas as tratativas. Com igual rigidez, iremos cumprir e promover entre nossos clientes as diretrizes firmadas na Política de Relacionamento com Agentes Públicos.
A responsabilidade com a transparência e a ética são princípios fundamentais em nosso trabalho, como resultado disto, somente participaremos de processos licitatórios em que nossos serviços sejam compatíveis com os apresentados em edital. Desta forma, asseguramos que todos nossos colaboradores seguirão os mais altos padrões de segurança, garantindo a confidencialidade necessária dentro do processo licitatório.
Como forma de garantir a excelência no trabalho, poderemos gerir todo o processo licitatório, assim como delegar a gerência a empresa especializada ou escritório de advocacia terceirizado, porém sempre assegurando que estes sigam o mesmo rigor ético e legal que o Aprova Digital promove. De modo algum a contratação de terceiros poderá configurar qualquer nível de conflito de interesses, para assegurar esta vedação todo o processo deverá ser fundamentado e documentado pela Alta Administração.
Responsabilidade de terceiros: Mesmo que o Aprova Digital empregue as melhores práticas em gestão de integridade e uma rigorosa observância de toda a legislação vigente, incidentes e desvios, mesmo que em reduzida porcentagem de chance, podem vir a ocorrer. Em vista disto, os terceiros que forem contratados para gerir toda ou parte do processo licitatório, assim como o Aprova Digital, serão de igual modo responsabilizados pelas eventuais irregularidades nas contratações.
O Aprova Digital vem transformando a vida de milhares de pessoas, auxiliando diversos municípios a se digitalizarem, possibilitando maior segurança e uma redução anual de custos de mais de R $10.000.000,00 (cem milhões de reais) a dezenas de prefeituras distribuídas em todo o Brasil. Temos o firme compromisso com a ética e a transparência com todos que nos relacionamos, assim, qualquer disposição contrária ao disposto no item anterior (tópico n°4), desde irregularidades licitatórias a fraudes contratuais, poderão resultar em grandes danos, tanto reputacionais quanto econômicos.
Desta forma, serão disponibilizados diversos meios de comunicação com nosso Compliance Officer, possibilitando o contato imediato caso algum de nossos colaboradores observe uma conduta, seja ela praticada por outros colaboradores ou terceirizados, que possa configurar um conflito de interesses durante o processo de licitação, conforme apresentada no Código de Ética e Conduta. Terceiros envolvidos em processos licitatórios poderão entrar em contato conosco pelas vias de comunicação formais, sempre colocando em cópia o cliente a quem se destinam os serviços.
Com o objetivo de promover uma cultura de integridade e conformidade, realizaremos constantes treinamentos e palestras com os colaboradores que participem das atividades decorrentes dos processos licitatórios, de forma a realmente construir, de ponta a ponta, um sistema ético e seguro. Seguimos abertos a prestar qualquer informação a respeito destes procedimentos, assim como auxiliar nas demandas relacionadas.
De modo a seguir constantemente em conformidade com as melhores práticas, assim como as alterações na legislação vigente aplicável, esta política será continuamente atualizada. As diretrizes aqui dispostas deverão ser observadas tanto pelos colaboradores, como pelos terceiros que se relacionem direta ou indiretamente com o Aprova Digital.
Frente a casos em que colaboradores tenham cometido ato infracional, serão observadas tanto as responsabilizações presentes na legislação vigente, como as sanções dispostas no Anexo de Consequências e demais diretrizes internas.
A presente Política tem como objetivo principal estabelecer as diretrizes quanto ao aceite de brindes, presentes e hospitalidades, com o fim de orientar os colaboradores e os terceiros que se relacionam com o Aprova Digital acerca dos padrões de conduta a serem seguidos no desempenho de suas atividades e relacionamentos, evitando a caracterização de ilícitos, conforme previsão em legislação vigente aplicável.
Todos os colaboradores do Aprova Digital, sem distinção de cargo ou função, e terceiros que se relacionam de maneira direta ou indireta, como prestadores de serviço, fornecedores, representantes, dentre outros, possuem o dever de obter o conhecimento deste documento.
Para fins dessa política, consideram-se:
O Aprova Digital preza pelo mais elevado padrão de transparência, integridade e legalidade, portando é vedado aos colaboradores o aceite de brindes, presentes e hospitalidade em situações em que seja caracterizado um possível conflito de interesses, suborno ou corrupção, como por exemplo:
A respeito da oferta de quaisquer brindes, presentes ou hospitalidades à terceiros que se relacionam com o Aprova Digital, será de atribuição da área administrativa, autorizar o feito, juntamente com a permissão da Alta Administração da empresa. Ressalta-se que tal conduta fica expressamente vedada se for planejada com o intuito de recompensar o recebimento de qualquer tipo de vantagem indevida.
É permitido aos colaboradores do Aprova Digital o recebimento ou oferta de brindes, presentes e hospitalidades, contando que:
Os colaboradores que tenham cometido ou tomarem ciência do descumprimento de alguma das regras especificadas, possuem o dever de reportar o ocorrido ao Comitê de Compliance, por meio do Canal de Denúncias disponível em https://canaldecondutaetica.com.br/aprovadigital/, para que os fatos sejam apurados para posterior deliberação quanto as providências adequadas.
Não serão aceitas quaisquer formas de retaliação ou hostilidades feitas aos denunciantes de boa-fé, garantindo a imparcialidade e a confidencialidade pelo Comitê de Compliance. Eventuais tentativas de retaliação serão punidas e seu autor estará sujeito a medidas disciplinares, independentemente do seu cargo ou função na empresa.
O colaborador que descumprir quaisquer das determinações previstas neste documento estará sujeito às medidas disciplinares. Ressalta-se que serão observadas tanto as responsabilizações presentes no Anexo de Consequências, como as sanções dispostas na legislação vigente.
De modo a seguir constantemente em conformidade com as melhores práticas, assim como as alterações na legislação vigente aplicável, esta política será continuamente atualizada. Todos os colaboradores e terceiros que se relacionam com o Aprova Digital deverão ser informados sobre o conteúdo deste documento. Vale ressaltar que não será admitida a escusa de cumprimento da Política sob a alegação de desconhecer o seu teor ou existência.
A presente Política tem como objetivo principal orientar todos que se relacionam com o Aprova Digital a respeito da opinião da empresa em relação ao tema da diversidade, reforçando o seu comprometimento em promover a igualdade, respeito e empatia, visando um ambiente livre de discriminação, que estimule e valorize o respeito e a igualdade de oportunidades.
Todos os colaboradores do Aprova Digital, sem distinção de cargo ou função, e terceiros que se relacionam de maneira direta ou indireta, como prestadores de serviço, fornecedores, representantes, dentre outros, possuem o dever de obter o conhecimento deste documento.
Para fins dessa política, consideram-se:
O Aprova Digital possui o compromisso em combater a discriminação e o preconceito, em todas as suas formas, e proporcionar um ambiente de trabalho inclusivo. Nesse sentido, todos os colaborados e terceiros que se relacionam com a empresa devem se sentir igualmente acolhidos e respeitados.
Para isso, o Aprova Digital irá assegurar a igualdade de gênero, pluralidade de etnias e orientações sexuais (LGBTQIA+), inclusão de PCD (pessoas com deficiências físicas ou intelectuais), dentre tantas outras diversidades existentes.
Para a efetivação de tal compromisso, serão adotados processos inclusivos e afirmativos, promovendo políticas, treinamentos, normas e processos seletivos que incentivem o ingresso dos mais diversos talentos na empresa, incluindo cargos de liderança e coordenação.
Além disso, o Aprova Digital não irá tolerar nenhuma conduta que possa ser considerada como discriminação, preconceito ou assédio. O colaborador que descumprir quaisquer das determinações previstas neste documento estará sujeito às medidas disciplinares. Ressalta-se que serão observadas tanto as responsabilizações presentes no Anexo de Consequências, como as sanções dispostas na legislação vigente.
Os colaboradores que tenham cometido ou tomarem ciência do descumprimento de alguma das regras especificadas, possuem o dever de reportar o ocorrido ao Comitê de Ética, por meio do Canal de Denúncias disponível em https://canaldecondutaetica.com.br/aprovadigital/, para que os fatos sejam apurados para posterior deliberação quanto as providências adequadas.
Não serão aceitas quaisquer formas de retaliação ou hostilidades feitas aos denunciantes de boa-fé, garantindo a imparcialidade e a confidencialidade pelo Comitê de Ética. Eventuais tentativas de retaliação serão punidas e seu autor estará sujeito a medidas disciplinares, independentemente do seu cargo ou função na empresa.
De modo a seguir constantemente em conformidade com as melhores práticas, assim como as alterações na legislação vigente aplicável, esta política será continuamente atualizada. Todos os colaboradores e terceiros que se relacionam com o Aprova Digital deverão ser informados sobre o conteúdo deste documento. Vale ressaltar que não será admitida a escusa de cumprimento da Política sob a alegação de desconhecer o seu teor ou existência.
A Política de Contratação de Fornecedores apresenta como finalidade a definição de padrões e diretrizes básicas a serem adotadas no âmbito dos relacionamentos com terceiros em relação à privacidade e proteção de dados, garantindo o exercício dos direitos dos titulares, promovendo a segurança e legalidade no tratamento de dados pessoais realizadas pelo Aprova Digital e seus fornecedores.
Por meio de regras e diretrizes claras e concisas, o Aprova Digital visa a proteção completa dos direitos e garantias dos titulares de dados, assegurando que tanto os seus colaboradores, como os fornecedores com acesso aos dados, sigam rigidamente os padrões estabelecidos pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Em todas as atividades do Aprova Digital a rapidez e a eficiência são os grandes objetivos, possibilitando que mais de 20 milhões de cidadãos pudessem ser atendidos de forma rápida, desburocratizada e segura, garantindo a economia de recursos e transparência nos projetos e processos, respeitando a legislação aplicável e conformidade com todas as normativas e padrões difundidos pelos órgãos de controle e associações técnico-profissionais.
Em vista do compromisso com a ética e transparência, a presente política será aplicável a todos os fornecedores e terceiros que, em virtude dos serviços prestados, necessitem do acesso aos dados pessoais confiados ao Aprova Digital. Desta forma, este compartilhamento será realizado somente quando estritamente necessário, observando a finalidade pelo qual o dado foi tratado e principalmente, os padrões de segurança na tratativa dos dados.
Para a melhor compreensão dos aspectos legais da LGPD, assim como dos critérios apresentado pela Política de Contratação de Fornecedores, estão dispostos a seguir alguns termos importantes:
Em todas as suas frentes de atuação, o Aprova Digital preconiza pela segurança dos dados tratados, assim como a conformidade legal em todas as suas atividades, observando os mais altos padrões em segurança da informação, fazendo uso das mais modernas ferramentas e práticas disponíveis no mercado. Essa segurança vem sendo atestada pelos mais de 30 municípios impactados pela atualização digital.
O mesmo cuidado realizado internamente pelo Aprova Digital é empregado a seus fornecedores, de forma que cada um deles observe os mesmos patamares em segurança e garantia da proteção de dados dos clientes atendidos, assegurando que tanto os critérios legais, quanto as recomendações promovidas pelos órgãos de controle e associações técnico-profissionais sejam respeitadas e difundidas.
Desta maneira, os agentes de tratamento de dados, como os operadores e controladores, devem observar rigorosamente as normativas estabelecidas pela LGPD, seguindo estritamente a finalidade, necessidade, transparência e segurança exigidos pela lei. Com isso, os fornecedores deverão, obrigatoriamente, cumprir os seguintes requisitos:
O respeito aos direitos dos titulares é princípio fundamental de uma das atividades realizadas pelo Aprova Digital, da mesma forma os fornecedores deverão observar, dentre outros, as seguintes garantias ao titulares:
Os fornecedores apresentam função primordial na proteção dos direitos dos titulares, cooperando conjuntamente com o Aprova Digital nas respostas às solicitações e requisições destes. Caso não observem as diretrizes e orientações apresentadas nesta política e nas legislações aplicáveis, poderão ser penalizados por omissão ou falta de informação. É de suma importância que todos os fornecedores mantenham, ou se não tiverem, implementem medidas técnicas e operacionais eficientes na proteção de dados.
O Aprova Digital mantém sua comunicação aberta e eficiente com todos seus clientes e fornecedores, de modo a agilizar possíveis demandas e requisições. Caso ocorra, em alguma ocasião, a suspeita da ocorrência de incidentes de segurança, como vazamento ou destruição, o fornecedor deverá imediatamente notificar o Aprova Digital. A notificação necessita, obrigatoriamente, conter os seguintes tópicos:
Dadas as diligências nas decorrentes das prestações de serviços, o Aprova Digital poderá, eventualmente, realizar o tratamento de dados pessoais envolvendo colaboradores dos fornecedores contratados, porém, cada tratamento respeitara estritamente os mais altos padrões na proteção da dados, seguindo, dentre outras, as seguintes finalidades:
O Aprova Digital garante que os dados somente serão tratados enquanto a finalidade específica ainda estiver em voga. Os colaboradores que tiverem seus dados tratados apresentam os mesmos direitos que os demais titulares de dados, podendo, a qualquer tempo e sem custo adicional, entrar em contato com o Aprova Digital.
O respeito aos direitos dos titulares e a conformidade legal são dois dos grandes objetivos do Aprova digital, garantindo a segurança em diversos procedimentos realizados pelas prefeituras em todo o Brasil. Esta mesma dedicação e rigorosidade é esperada a cada um dos fornecedores, que deverão apresentar métodos e ferramentas que assegurem a privacidade e proteção dos dados pessoais.
A qualquer momento, os fornecedores poderão contatar o Aprova Digital, a fim de sanar dúvidas e requisitar auxílio na garantia dos direitos dos titulares de dados.
Frente ao compromisso do Aprova Digital com a modernização e atualização constante de seus serviços, a presente política poderá ser atualizada sem aviso prévio. Porém, cada uma destas atualizações objetivará a maior segurança e transparência no tratamento dos dados pessoais, garantindo a manutenção da privacidade dos titulares. Todas as alterações serão amplamente divulgadas, a fim de que os fornecedores tomem ciência das atualizações.
A presente Política tem como objetivo principal estabelecer as diretrizes quanto ao aceite e realização de doações e patrocínios a fim de orientar os colaboradores e os terceiros que se relacionam com o Aprova Digital acerca dos padrões de conduta a serem seguidos no desempenho de suas atividades e relacionamentos.
A presente política é aplicável a todos os colaboradores do Aprova Digital, sem distinção de cargo ou função, e terceiros que se relacionam de maneira direta ou indireta, como prestadores de serviço, fornecedores, representantes, dentre outros, também devem obter o conhecimento deste documento.
O Aprova Digital preza pelo mais elevado padrão de transparência, integridade e legalidade, portanto as práticas de doações e patrocínios devem estar em conformidade com o Código de Ética e Conduta da Companhia.
É de atribuição do Conselho de Administração, validar e administrar as doações com os propósitos de caridade a serem feitas para organizações sem fins lucrativos e analisar o interesse e a oportunidade em patrocinar certas iniciativas.
Após a concretização da doação, deverá ser solicitada a assinatura do termo de recebimento pelo beneficiário, com o descritivo de quais o(s) item(s) doados à entidade beneficiária. Os patrocínios devem ser formalizados por meio de minutas contratuais, entre o Aprova e o beneficiário patrocinado. Ambos os documentos serão arquivados para possível apresentação ao Comitê de Compliance, quando solicitado.
Não são passíveis de patrocínios ou doações:
As exceções devem ser encaminhadas para ao Comitê de Compliance, destacando-se que o Aprova não cederá privilégios por influência de nenhum colaborador.
Os colaboradores que tenham cometido ou tomarem ciência do descumprimento de alguma das regras especificadas possuem o dever de reportar o ocorrido ao Comitê de Compliance, por meio do Canal de Denúncias disponível em https://canaldecondutaetica.com.br/aprovadigital/, para que os fatos sejam apurados para posterior deliberação quanto as providências adequadas.
Não serão aceitas quaisquer formas de retaliação ou hostilidades feitas aos denunciantes de boa-fé, garantindo a imparcialidade e a confidencialidade pelo Comitê de Compliance. Eventuais tentativas de retaliação serão punidas e seu autor estará sujeito a medidas disciplinares, independentemente do seu cargo ou função na empresa.
O colaborador que descumprir quaisquer das determinações previstas neste documento estará sujeito às medidas disciplinares. Ressalta-se que serão observadas tanto as responsabilizações presentes no Anexo de Consequências, como as sanções dispostas na legislação vigente.
De modo a seguir constantemente em conformidade com as melhores práticas, assim como as alterações na legislação vigente aplicável, esta política será continuamente atualizada. Todos os colaboradores e terceiros que se relacionam com o Aprova Digital deverão ser informados sobre o conteúdo deste documento. Vale ressaltar que não será admitida a escusa de cumprimento da Política sob a alegação de desconhecer o seu teor ou existência.
A presente Política tem como objetivo principal estabelecer as diretrizes e responsabilidades quanto à Due Diligence de parceiros de negócio que venham a ter um relacionamento direto ou indireto com o Aprova Digital, e Background Check em relação à contratação de pessoal chave para a prestação de serviços, a fim de mitigar os riscos envolvidos em suas relações comerciais.
Todos os colaboradores do Aprova Digital, sem distinção de cargo ou função, e terceiros que se relacionam de maneira direta ou indireta, como prestadores de serviço, fornecedores, representantes, dentre outros, também devem obter o conhecimento deste documento, tomando ciência sobre o procedimento de Due Dilligence e Background Check adotados pelo Aprova Digital.
Ambos os processos investigativos, Due Diligence e Background Check, serão realizados com base em pesquisas e buscas realizadas em fontes abertas, de modo a garantir a legalidade e conformidade com as normativas aplicáveis. Quando os dados coletados forem referentes a pessoas físicas, todos os procedimentos serão realizados com base nas diretrizes e orientações apresentadas pela Lei Geral de Proteção de Dados, assegurando assim que nenhum excesso ou abuso ocorra durante o procedimento de levantamento de informações. O Aprova Digital garante que todos os dados coletados seguirão os mais altos padrões de segurança, sendo armazenados somente enquanto perdurar a finalidade específica da coleta.
É de atribuição da área de compliance, conduzir a análise minuciosa e o levantamento preciso de todas as informações sobre a Due Diligence e Background Check ou por empresa terceira contratada em casos de maior complexidade, necessidade da garantia de imparcialidade na apuração dos fatos, por insuficiência de recursos investigativos ou por mera liberalidade do Comitê de Ética e da Alta Administração, sempre observados os princípios da conformidade e imparcialidade. As análises serão realizadas para o conhecimento dos possíveis risco que a contratação representa e para posterior tomada de decisão pelo Aprova Digital.
O Aprova Digital trabalha com a confiança de diversos servidores públicos, levando a modernização e atualização digital a dezenas de municípios. Para que o melhor trabalho seja realizado, além do mapeamento e classificação dos riscos inerentes às atividades desempenhadas pelo Aprova Digital, é de suma importância que os riscos relacionados à contratação de pessoal chave e contratação de fornecedores sejam conhecidos e levados em consideração, garantindo a assertividade na tomada de decisão, assim como o total respeito às diretrizes apresentadas no Código de Ética do Aprova Digital.
De modo a seguir constantemente em conformidade com as melhores práticas, assim como as alterações na legislação vigente aplicável, esta política será continuamente atualizada. Todos os colaboradores e terceiros que se relacionam com o Aprova Digital deverão ser informados sobre o conteúdo deste documento. Vale ressaltar que não será admitida a escusa de cumprimento da Política sob a alegação de desconhecer o seu teor ou existência.
